Usulan Perancangan Perbaikan Proses Bisnis Berbasis Rekonsiliasi Menggunakan Pendekatan Business Process Management (BPM) di PT XYZ

Abstrak

PT XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri perawatan dan pemeliharaan pesawat terbang. Didalam proses operasionalnya ditemukan adanya permasalahan yang terjadi pada proses bisnis pengadaan material dan proses bisnis pelaporan pelaksanaan dimana terdapat perbedaan data penggunaan material secara aktual dan secara sistem yang dimana terdapat 78% dari jumlah material tercatat telah digunakan pada sistem. Dengan adanya kondisi tersebut yang dimana jumlah material yang direncanakan sama dengan data jumlah material digunakan yang tercatat pada sistem dan tidak sesuai dengan jumlah material yang digunakan pada kondisi aktualnya maka perusahaan berpotensi mengalami peluang material yang terbuang sia-sia. Dengan demikian, dibuatlah suatu rancangan proses yang bertujuan untuk menyelaraskan data penggunaan material. Selanjutnya dilakukan analisis akar masalah untuk mengetahui alternatif solusi apa yang bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Maka dari itu dilakukannya 5 Whys Analysis untuk mendapatkan alternatif solusi terpilih yaitu proses rekonsiliasi. Perancangan proses rekonsiliasi dilakukan menggunakan penedekatan Business Process Management (BPM) dengan metode Process Design. Sebelum masuk ke tahap perancangan, dilakukannya penentuan spesifikasi dan standar perancangan. Spesifikasi rancangan ditentukan berdasarkan need statement yang didapatkan dari hasil wawancara oleh General Manager Purchaser dan standar perancangan yang digunakan untuk merancang proses rekonsiliasi ini adalah Peraturan Menteri Keuangan No. 118/PMK.06/2018 tentang Tata Cara Proses Rekonsiliasi Barang Milik Negara. Setelah itu dilakukan proses perancangan proses rekonsiliasi yang diawali dengan penetuan komponen proses yang disesuaikan dengan need statement, lalu dilakukan perancangan alur proses rekonsiliasi berdasarkan standar dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan, setelah itu dilakukan perancangan Job Description untuk pihak yang terlibat pada proses rekonsiliasi. Dari proses perancangan tersebut didapatkan hasil perancangan berupa prosedur pelaksanaan proses rekonsiliasi material pada proses bisnis pengadaan dan proses bisnis pelaporan pelaksanaan project dan penambahan Job Description untuk pihak yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.